Beglaubigte Übersetzung: wer sie ausstellen darf und wie der Ablauf aussieht

Was eine beglaubigte Übersetzung eigentlich ist

Der Ausdruck ist eingebürgert, aber ungenau. Beglaubigt wird hier nichts im notariellen Sinn; korrekt heißt es bestätigte Übersetzung. Eine dafür befugte Person überträgt das Dokument und setzt darunter einen Bestätigungsvermerk: die Erklärung, dass die Übersetzung vollständig und richtig ist. Dazu kommen Unterschrift und Rundstempel.

Der Vermerk nennt den vollständigen Namen, die amtliche Bezeichnung – etwa „ermächtigte Übersetzerin für die türkische Sprache“ – und die Sprachrichtung, für die die Befugnis gilt. Er hält außerdem fest, was vorlag: das Original, eine beglaubigte Kopie oder ein einfacher Scan. Die Übersetzung wird mit dieser Vorlage fest verbunden. Deshalb bekommen Sie ein Papierdokument und keine PDF-Datei, und deshalb fragt die Behörde manchmal nach, ob dem Übersetzer das Original vorgelegen hat.

Wer sie ausstellen darf

Nur Personen, die von einer staatlichen Stelle dazu befugt wurden. Je nach Bundesland heißen sie ermächtigt, öffentlich bestellt, beeidigt oder vereidigt; gemeint ist dasselbe. Voraussetzung sind der Nachweis der fachlichen Qualifikation und die persönliche Eignung; vor der zuständigen Stelle wird zugesichert, Inhalte treu und gewissenhaft zu übertragen.

Diese Befugnis hängt an der Person und an der Sprachkombination, nicht am Büro. Wer sie nicht hat, kann sprachlich hervorragend arbeiten – das Standesamt nimmt das Papier trotzdem nicht an. Umgekehrt ist eine Ermächtigung kein Qualitätssiegel für gesprochenes Dolmetschen; das sind zwei verschiedene Tätigkeiten.

Wo Sie befugte Personen finden: Die Landesjustizverwaltungen betreiben gemeinsam eine bundesweite Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank unter justiz-dolmetscher.de. Dort sind über 25.000 Personen eingetragen, und Sie können nach Sprache, Ort und Name suchen. Die Datenbank ist kostenlos und die einzige offizielle Quelle dieser Art.

Wofür Ämter sie verlangen

• Standesamt: Anmeldung der Eheschließung, Beurkundung einer im Ausland geschlossenen Ehe oder einer Geburt, Namensführung. Typisch sind Geburtsurkunde, Ledigkeitsbescheinigung, Heiratsurkunde und rechtskräftige Scheidungsurteile.
• Einbürgerung: Nachweise zu Identität, Familienstand und bisheriger Staatsangehörigkeit, häufig auch Dokumente zur Entlassung aus der bisherigen Staatsangehörigkeit.
• Anerkennung von Abschlüssen: Zeugnisse, Ausbildungsnachweise, Studien- und Prüfungsunterlagen, Arbeitszeugnisse – für Kammern, die zuständige Senatsverwaltung oder die Stelle, die den Beruf reguliert.
• Aufenthalts- und Familiensachen: Unterlagen zum Familiennachzug, Vollmachten, Sorgerechtsentscheidungen, Nachlass- und Erbscheinsverfahren.

Eine Stolperfalle liegt vor der Übersetzung: Manche Stellen verlangen, dass das ausländische Dokument im Ausstellungsstaat mit einer Apostille versehen oder legalisiert wurde. Das ist ein eigener, vorgelagerter Schritt und hat mit der Übersetzung nichts zu tun. Klären Sie das, bevor Sie einen Auftrag vergeben – sonst zahlen Sie zweimal.

Was Sie vorher zusammensuchen sollten

• Die genaue Anforderung der Stelle: Reicht ein Scan als Vorlage, oder muss das Original vorgelegen haben? Muss die Übersetzung in Deutschland ausgestellt sein?
• Die Schreibweise Ihres Namens, wie sie im Pass oder Ausweis steht. Bei nichtlateinischen Schriften entscheidet die Umschrift darüber, ob die Behörde zwei Dokumente derselben Person zuordnet.
• Das vollständige Dokument mit Rückseiten, Rand- und Folgevermerken, Stempeln und Gebührenmarken. Auch das gehört in die Übersetzung.
• Frühere Übersetzungen, damit Begriffe und Namen einheitlich bleiben.
• Ihre Frist – und zwar die echte, nicht die gefühlte.

Woran es in der Praxis am häufigsten scheitert

Zurückgewiesen werden Übersetzungen selten wegen sprachlicher Fehler. Die üblichen Gründe sind formaler Natur, und sie lassen sich im Vorfeld abstellen:

• Der Name ist anders umgeschrieben als im Ausweis, sodass die Behörde die Person nicht zweifelsfrei zuordnen kann.
• Ein Teil des Dokuments fehlt – die Rückseite, ein Randvermerk über eine spätere Namensänderung, ein Beglaubigungsstempel der ausstellenden Stelle.
• Als Vorlage diente eine Kopie, obwohl die Stelle ausdrücklich verlangt hatte, dass das Original vorgelegen haben muss.
• Die Übersetzung wurde im Ausland angefertigt. Viele deutsche Behörden erkennen nur Übersetzungen an, die von einer in Deutschland befugten Person stammen – auch dann, wenn die ausländische Fassung fachlich einwandfrei ist.

Deshalb lohnt der eine Anruf oder die eine E-Mail vorab bei der Stelle, die das Dokument sehen will. Zwei Sätze Auskunft ersparen Ihnen im Zweifel einen zweiten Auftrag.

Wie lange es dauert

Eine verlässliche Zahl gibt es nicht, und wer eine nennt, ohne das Dokument gesehen zu haben, rät. Die Dauer hängt am Umfang, an der Sprache, an der Lesbarkeit der Vorlage und an der Auslastung der befugten Person. Kurze Standardurkunden sind oft eine Sache weniger Werktage, seltene Sprachkombinationen und mehrseitige Urteile brauchen länger. Rechnen Sie zusätzlich den Postweg ein: Es geht ein gestempeltes Papier an Sie raus.

Beim Preis ist es ähnlich. Auf dem freien Markt wird frei vereinbart; für Aufträge von Gerichten und Behörden gibt das Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz Sätze vor, die häufig als Orientierung dienen. Lassen Sie sich vor dem Auftrag einen Festpreis für das konkrete Dokument geben.

Wo Wortlaut ins Spiel kommt

Beglaubigte Übersetzungen gehören nicht zum Angebot von Wortlaut. Wer sie braucht, findet die eingetragenen Übersetzerinnen und Übersetzer für Türkisch, Arabisch, Russisch und Polnisch in der bundesweiten Datenbank der Landesjustizverwaltungen unter justiz-dolmetscher.de – auf Anfrage nennen wir Ihnen gern eine geeignete Stelle.

Wir dolmetschen die Gespräche rund um das Verfahren: den Beratungstermin, an dem geklärt wird, welche Unterlagen verlangt werden, das Gespräch bei der Kammer, den Termin im Bezirksamt. Dort entscheidet sich, ob Sie mit den richtigen Papieren wiederkommen – und genau dort sind wir an Ihrer Seite.